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Organizzazione aziendale: come farla e quali sono i vantaggi

Gennaio 2024 | Senza categoria

L’organizzazione aziendale è l’insieme dei processi, degli strumenti e delle persone, coordinati per il raggiungimento di un obiettivo comune.

Spesso si associa all’organigramma aziendale, ma l’organizzazione di un’azienda è molto di più di una semplice rappresentazione grafica della struttura organizzativa. È invece un’entità dinamica e in costante evoluzione, che si modifica e si evolve in relazione alle strategie e agli obiettivi imprenditoriali.

Non solo è fondamentale dotarsi di un’organizzazione aziendale ben chiara e strutturata, ma è ancora più necessario in un’epoca di grandi cambiamenti come quella attuale, effettuare un monitoraggio costante per verificare che il proprio modello di organizzazione aziendale sia coerente, efficace ed efficiente.

Cosa si intende per organizzazione aziendale: definizione

Dare una definizione di organizzazione aziendale non è semplice. Si tratta infatti di un sistema complesso che integra e coordina all’interno dell’impresa diversi aspetti – persone, processi, tecnologia -, allo scopo di facilitare il raggiungimento degli obiettivi aziendali.

In una parola: serve a creare un ambiente in cui l’azienda può crescere in modo efficiente ed efficace.

L’organizzazione aziendale dovrebbe essere un processo alla base di tutte le imprese, anche quelle di più piccole dimensioni; se la struttura organizzativa aziendale è carente, se i processi sono confusi e non adeguatamente controllati, se i ruoli e le responsabilità non sono allineati con le competenze appropriate, lo sviluppo del business è fortemente ostacolato fino a diventare impossibile.

Nell’era della digital transformation, che sta spingendo le aziende all’aggiornamento tecnologico, la consulenza di organizzazione aziendale è ancora più importante. La gestione del cambiamento aziendale non è solo questione di adeguarsi a livello di nuove tecnologie, ma implica una ristrutturazione profonda dei processi aziendali, della cultura e delle strategie. In questo contesto, l’organizzazione aziendale diviene praticamente obbligatoria.

Bisogna anche tener presente che un’organizzazione aziendale non è per sempre: in diversi momenti della vita dell’azienda si porrà il problema di riorganizzare le persone, la struttura e i processi aziendali per far fronte a nuove situazioni, necessità, obiettivi. Una buona organizzazione aziendale è flessibile, adattabile ai cambiamenti e orientata verso il miglioramento continuo.

I pilastri dell’organizzazione aziendale efficace

Per costruire un’organizzazione aziendale efficace, è fondamentale basarsi su alcuni punti chiave che garantiscono all’azienda una crescita sostenibile:

  • Gestione delle Risorse Umane. Le persone sono la risorsa più preziosa di un’azienda. La prima domanda da porsi è: le persone all’interno della mia organizzazione hanno le giuste competenze? La suddivisione dei ruoli funziona? Permette a tutti di lavorare in modo ottimale?
    È importante che l’azienda sia correttamente divisa in dipartimenti e che siano definiti i ruoli e le mansioni nei singoli reparti. Ogni persona che fa parte dell’organizzazione deve aver ben chiaro il proprio compito e competenze e avere responsabilità, obiettivi e priorità ben definiti.
    Una gestione efficace delle risorse umane implica non solo la selezione dei talenti giusti, ma anche il loro sviluppo, la loro motivazione e la loro conservazione. Investire in formazione ed evoluzione professionale è fondamentale per mantenere un’organizzazione aziendale di qualità, capace di raggiungere gli obiettivi di business.
  • Ottimizzazione dei processi aziendali: l’efficienza operativa è fondamentale per il successo dell’azienda. Per questo una buona organizzazione aziendale non può prescindere dalla mappatura dei processi, dalla loro analisi e ottimizzazione.
    La riorganizzazione e ottimizzazione dei processi aziendali include automazione e tecnologia, eliminazione degli sprechi, semplificazione delle procedure per garantire che l’organizzazione funzioni al massimo delle sue capacità. È un punto fondamentale per migliorare la qualità del servizio e ridurre i costi.
  • Innovazione e aggiornamento tecnologico: in un mondo in rapida evoluzione, l’aggiornamento tecnologico è essenziale. Adottare nuove tecnologie può aumentare la produttività e l’efficienza, semplificare il lavoro, ottimizzare i flussi di comunicazione, velocizzare il raggiungimento degli obiettivi e offrire all’azienda nuove opportunità per la crescita del business.
    Adeguare il sistema informativo e tecnologico in azienda è un passo obbligato per lo sviluppo. L’innovazione dovrebbe essere una parte integrante della cultura aziendale.
  • Obiettivi definiti e strategia chiara: senza una strategia, un’organizzazione può facilmente deviare dal suo percorso, perdendo opportunità e risorse.
    Definire Mission e Vision dell’azienda e declinarla in obiettivi a breve e lungo termine, specificando anche quali azioni intraprendere per raggiungerli, è un altro elemento fondante dell’organizzazione aziendale.
    Organizzare un’azienda significa anche fornire una direzione precisa e data-driven, guidando le attività aziendali verso obiettivi concreti e risultati misurabili.
    È inoltre necessario implementare in azienda un sistema di monitoraggio, in grado di valutare l’efficacia della strategia o apportare eventuali modifiche correttive in modo fluido e veloce. L’uso di indicatori di performance (KPI) e di sistemi di reporting regolari aiuta a mantenere l’organizzazione in linea con i suoi obiettivi strategici.
  • Comunicazione efficace: una corretta organizzazione aziendale non può prescindere dall’organizzazione dei flussi di informazioni. È fondamentale strutturare la comunicazione interna dell’azienda in modo che le informazioni raggiungano ogni livello dell’organizzazione per assicurare un’efficace gestione del lavoro. Facilitare la comunicazione interna aiuta a diffondere la cultura e gli obiettivi aziendali, migliora la produttività e mantiene più alta la motivazione delle risorse umane coinvolte.

Consulenza organizzazione aziendale: roadmap

  1. Analisi e valutazione

Il punto di partenza di una consulenza di organizzazione aziendale è sempre l’analisi approfondita della struttura organizzativa attuale. In questa fase, il consulente lavora per comprendere a fondo l’azienda cliente, i suoi processi, la sua cultura, i suoi obiettivi.
La fase di analisi include alcuni step importanti, come la raccolta dei dati (attraverso interviste, osservazione e analisi dei dati esistenti), la valutazione dell’attuale struttura organizzativa, delle risorse umane coinvolte, dei processi aziendali e delle tecnologie in uso; l’identificazione delle aree in cui l’azienda è forte e di quelle che richiedono miglioramenti; infine, definire con la direzione aziendale quali sono le necessità e gli obiettivi.

  1. Pianificazione

Basandosi sui risultati dell’analisi, il consulente sviluppa un piano dettagliato per affrontare la riorganizzazione aziendale. Questo include la mappatura dei processi esistenti e delle competenze del personale, in modo da definire un piano operativo di modifiche dell’organizzazione dell’azienda, con relative tempistiche e opportuni KPI.

  1. Implementazione

L’ultimo step prevede lo sviluppo della strategia tramite azioni concrete ed è sicuramente la fase più delicata della gestione del cambiamento.
In genere prevede 3 punti cruciali: l’ottimizzazione dei processi aziendali, l’adeguamento del sistema informativo e la valorizzazione delle risorse umane, volta a trasferire al personale coinvolto la formazione sui nuovi processi e strumenti e la giusta motivazione per affrontare le resistenze al cambiamento.

Gli strumenti per l’organizzazione e gestione aziendale sono essenziali per strutturare e monitorare efficacemente le varie funzioni e attività all’interno di un’impresa. Tra questi, l’organigramma, il cruscotto aziendale e il mansionario sono particolarmente importanti.

Organigramma

Fare organizzazione aziendale prevede in primo luogo la formulazione dell’organigramma, strumento che rappresenta graficamente la struttura dell’azienda, mostrando le relazioni gerarchiche e i vari ruoli all’interno dell’organizzazione. Si mappano ruoli, funzioni e persone all’interno dell’impresa, analizzando la struttura attuale e individuando le problematiche da correggere. L’operazione presuppone la conoscenza approfondita delle risorse umane all’interno dell’azienda, delle loro attività e dei processi attuati dall’impresa.

Cruscotto aziendale

Il cruscotto è uno strumento di controllo di gestione aziendale che fornisce una panoramica visiva delle attività. È essenziale per il monitoraggio e la misurazione delle performance e per l’analisi degli indicatori chiave di performance KPI, aiutando ad identificare rapidamente i trend positivi o negativi all’interno dell’azienda e consentendo un più rapido e preciso intervento correttivo.
Per essere efficace, il cruscotto aziendale deve essere collegato a tutti i gestionali dell’azienda, dal software amministrativo a strumenti come il CRM, utilissimo per gestire e controllare le lead e i dati dei clienti, mappare le attività di marketing e commerciale, ottimizzare il lavoro.

Mansionario

Il mansionario aziendale è un documento che descrive in dettaglio i compiti, le competenze e le responsabilità associati ad ogni ruolo all’interno dell’organizzazione. È un elemento cruciale per la gestione delle risorse umane, che sono tra i fattori principali per una gestione efficace dell’azienda e per il suo sviluppo.
La creazione del mansionario prevede alla base una chiara visione delle attività, degli obiettivi e della Mission dell’azienda.

Esistono diversi modelli operativi che possono essere funzionali all’organizzazione aziendale. I 4 modelli organizzativi principali rappresentano una base di riferimento, ma l’organizzazione dell’azienda va trattata con versatilità e dinamismo e, soprattutto, tenendo conto delle peculiarità di ogni singolo caso.

Modello gerarchico: è uno dei più tradizionali e ancora diffusi nelle aziende. È caratterizzato da una struttura in cui ogni livello ha un grado di autorità superiore rispetto a quello sottostante. Prevede una distinzione marcata tra la direzione, i ruoli manageriali e le altre funzioni operative.

Modello funzionale: organizza l’azienda in base alle funzioni o ai dipartimenti. Prevede una netta divisione di compiti e responsabilità, dove ogni dipartimento si specializza in un’area specifica (come marketing, finanza, produzione, ecc.).

Modello divisionale: l’organizzazione è suddivisa in divisioni semi-autonome, ognuna delle quali si occupa di un particolare prodotto, servizio, mercato o area geografica. Può essere valido per l’azienda che opera in settori differenti con processi diversi, attiva magari su più mercati o su diversi target.

Modello a matrice: è la forma moderna dell’organizzazione d’azienda ed è forse anche l’approccio più complesso. In questo modello, dove servono figure dotate di grandi doti coordinative, i dipendenti hanno doppie linee di reporting: una per la funzione e una per il progetto o la divisione; è valida per le grandi imprese.

Un’organizzazione aziendale efficace non è solo una questione di buona gestione interna; è un fattore critico che influisce sulla capacità dell’azienda di competere, innovare e prosperare nel lungo termine. Le aziende che investono tempo e risorse nel costruire e mantenere una struttura organizzativa solida sono meglio posizionate per affrontare le sfide del mercato e cogliere nuove opportunità.

I 6 principali vantaggi di un’azienda ben organizzata sono:

  • Miglioramento della produttività, grazie all’ottimizzazione dei processi, al coordinamento delle persone e alla gestione più efficace delle risorse
  • Decisioni più rapide e informate, basate su dati chiari e da un migliore flusso di comunicazione interna
  • Maggiore flessibilità e adattabilità ai cambiamenti del mercato e alle sfide emergenti
  • Dipendenti più coinvolti e motivati, con conseguente riduzione del turnover e maggiore capacità di attrarre talenti di qualità
  • Migliore esperienza cliente, grazie alla capacità di rispondere più rapidamente e in modo più efficace alle esigenze
  • Crescita più veloce e sostenibile, con la possibilità di espandersi in nuovi mercati o introdurre nuovi prodotti o servizi, mantenendo al contempo il controllo e l’efficienza operativa

Un’azienda non va organizzata solo in risposta a problemi esistenti, ma fin dalle sue fasi iniziali. L’approccio proattivo all’organizzazione aziendale è fondamentale per anticipare e prevenire le problematiche che possono emergere a causa della disorganizzazione.

È importante riconoscere i momenti chiave in cui l’organizzazione dell’azienda non solo è consigliabile, ma diventa essenziale. Ad esempio:

  • Quando si avvia l’azienda (in fase di startup)
  • Durante la fase di crescita ed espansione
  • In risposta a cambiamenti di mercato (nuove tendenze, nuovi concorrenti, nuove richieste dei clienti)
  • In fase di Digital Transformation (integrazione di nuove tecnologie)
  • Quando si verificano problemi di efficienza (ritardi nei processi, sprechi di risorse o bassa produttività)
  • Quando i costi superano i ricavi o il fatturato non cresce
  • Quando si attraversano processi di fusioni e acquisizioni
  • Quando si affronta il passaggio da una gestione familiare a impresa manageriale
  • Quando si verificano problemi di comunicazione e collaborazione interna

Valutare la funzione organizzativa dell’azienda non può essere un’attività una tantum, ma deve essere costante nel tempo se l’azienda vuole crescere in modo sano, sfruttando le opportunità e superando le sfide.

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