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Change Management: come gestire il cambiamento con successo

Dicembre 2023 | Blog

Nel mondo del business di oggi, dove lo scenario dei mercati e della concorrenza è sempre più articolato e le tecnologie in continua evoluzione, la capacità di un’azienda di adattarsi al cambiamento è fondamentale per la sua sopravvivenza e il successo.

È essenziale, quindi, non solo riconoscere la necessità del cambiamento, ma anche saperlo gestire efficacemente anziché subirlo in modo passivo.

Change management cos’è

Il Change Management è definito come l’insieme delle attività strutturate finalizzate alla gestione del cambiamento in azienda.

Implementare il cambiamento in un contesto aziendale rappresenta sempre una sfida significativa, perché ogni processo di change management è inevitabilmente complesso: coinvolge su più livelli tecnologie, persone, competenze, organizzazione.

Nei progetti di change management in azienda spesso si devono affrontare le resistenze al cambiamento, dovute alla mancanza di consenso da parte del personale aziendale. Ma, nonostante la complessità, sono sempre più numerose le aziende che vedono il change management come un’opportunità di crescita e lo annoverano tra le priorità organizzative a cui far fronte.

Per coglierne tutti vantaggi, è fondamentale che l’azienda si lasci guidare e supportare in questo processo da consulenti di Change management, che adottando un approccio strutturato, possano facilitare ed accelerare la transizione verso l’innovazione e il miglioramento in azienda.

Change management aziendale: il modello 4P

Il processo di Change Management si fonda su quattro principi fondamentali: People, Process, Platform e Place.

Un piano di change management deve partire dalle risorse umane e mette la persona al centro del cambiamento. È l’aspetto più difficile da affrontare, perché le aziende sono fatte da persone ed è fondamentale che queste siano aperte e disposte a recepire il cambiamento, allineandosi agli obiettivi aziendali. Per i dipendenti in azienda significa spesso uscire dalla propria zona di comfort, rivedere il proprio ruolo, imparare nuove competenze e nuovi strumenti, ma anche cambiare mindset e approccio culturale.

Per superare le possibili resistenze e obiezioni, è necessario agevolare l’adeguamento alle novità introdotte, coinvolgendo le risorse tramite un dialogo aperto e condividendo gli obiettivi, le tempistiche, la roadmap del progetto e i benefici futuri.

ll Process invece, consiste nella mappatura dei processi attualmente utilizzati in azienda, con l’obiettivo di ottimizzarli e aggiornarli e, dove necessario, implementarne di nuovi.

Senza un’ottimizzazione dei processi, l’introduzione di nuove tecnologie in azienda è destinata a fallire; nella migliore delle ipotesi non vengono sfruttate tutte le potenzialità della nuova tecnologia, utilizzandola male o in minima parte e rendendo così poco utile l’investimento fatto. Per riscontrare i ritorni reali dagli investimenti tecnologici – ERP, CRM, piattaforme IT ecc… – è necessario agire anche e soprattutto a questo livello.

Si lavora poi a livello degli strumenti e delle nuove tecnologie da introdurre in azienda. Le aziende più evolute oggi devono fare i conti con le nuove piattaforme tecnologiche, che servono al miglioramento aziendale a diversi livelli: produttività, gestione, collaborazione, comunicazione.
La consulenza di change management guida anche alla scelta delle giuste tecnologie, prima ancora di occuparsi della loro implementazione in azienda tramite un piano di azione definito.

Infine, non bisogna tralasciare il Place: anche i luoghi di lavoro vanno ottimizzati, in modo che diventino ambienti favorevoli all’esecuzione efficace dei task, individuali o di gruppo, così come alla soddisfazione del lavoratore. Nell’era digitale, da considerare anche la possibilità che i luoghi di lavoro diventino “virtuali”, in un’ottica di smart working.

Processo di change management: le resistenze

La maggior parte del sistema produttivo in Italia è rappresentata da PMI, che tendono a rimanere ancorate a metodi di lavoro tradizionali, faticano ad innovare e sono caratterizzate da un basso livello di digitalizzazione.

Secondo la Survey Assochange 2020 (associazione che riunisce manager, consulenti, aziende, università impegnati nei temi di cambiamento), il principale impedimento al cambiamento digitale è dovuto alle abitudini consolidate nelle aziende e alla difficoltà di cambiare gli schemi mentali (il famoso “abbiamo sempre fatto così”).

Oltre alla carenza di cultura del cambiamento, un altro ostacolo principale è rappresentato dalla mancanza di comunicazione e dallo scarso coinvolgimento delle persone nel processo. Per questo, in qualsiasi processo di change management è necessario mettere il dipendente al centro, coinvolgere, sensibilizzare e motivare il personale aziendale.

Un’altra potenziale resistenza in un piano di change management è anche la mancanza di competenze, che rende necessario organizzare una formazione continua: spiegare gli step del cambiamento, ingaggiare le persone sui progetti in atto, formare sull’uso dei nuovi strumenti.

Perché il change management è importante: i vantaggi

Eppure, anche se le potenzialità del cambiamento e soprattutto della trasformazione digitale non sono del tutto comprese, la Survey di Assochange ci dice che un lavoratore su due (49%) si dichiara favorevole al Change Management. Oggi l’azienda comprende che senza innovazione e senza una gestione efficace del cambiamento non si può crescere e non si può competere con le imprese internazionali.

Tra le motivazioni che spingono l’azienda ad intraprendere un processo di change management al primo posto troviamo la trasformazione digitale e l’innovazione tecnologica, perché non è possibile introdurre nuove tecnologie senza revisionare ed ottimizzare flussi e processi – a meno di grandi sprechi di risorse in termini di tempo e denaro.
La riduzione dei costi e l’efficienza restano al secondo posto, seguite dal bisogno di sviluppare nuove competenze e professionalità. (Dati: Osservatorio Assochange 2020)

Sono numerosi i vantaggi che derivano da un efficiente gestione del cambiamento in azienda:

  • miglioramento nella gestione dei collaboratori
  • miglioramento del benessere in azienda
  • modalità di lavoro più agili, veloci e funzionali agli obiettivi da raggiungere
  • riduzione dei tempi nell’esecuzione del lavoro e nello scambio delle informazioni
  • maggiore successo su progetti e iniziative critiche per il business aziendale
  • ottimizzazione dei costi e riduzione delle spese superflue
  • massimizzazione del ROI delle attività gestite 
  • maggiore controllo delle performance e monitoraggio dei dati
  • possibilità di prendere decisioni più veloci e data-driven

Il cambiamento in 5 step

Un piano di change management si sviluppa attraverso 5 fasi, che offrono una struttura logica per guidare l’implementazione del cambiamento in modo efficace.

Analisi e obiettivi: è fondamentale analizzare lo stato attuale dell’azienda e comprendere quali aspetti si vogliono modificare, stabilendo obiettivi chiari e definiti.

Strategia: avendo chiaro il punto di partenza e quello di arrivo, si deve delineare il percorso per raggiungere l’obiettivo desiderato. La pianificazione dettagliata del processo comporta l’identificazione delle azioni da svolgere e la scelta degli strumenti adatti.

Comunicazione: questa fase include sia l’aspetto logistico sia quello culturale. Implica il coinvolgimento attivo del personale, che deve essere allineato sulle attività, gli obiettivi, le motivazioni, i benefici attesi e, soprattutto, sui ruoli specifici di ciascuno.

Implementazione: per mettere in atto la strategia è essenziale disporre degli strumenti adeguati e garantire che tutti aderiscano alle azioni richieste per il conseguimento degli obiettivi. È importante lavorare sul flusso di informazioni, per promuovere l’engagement e la proattività.

Analisi e revisione: ogni fase del processo di cambiamento deve essere costantemente monitorata e valutata, per identificare gli aspetti che funzionano bene e quelli che necessitano di miglioramenti.

Esempi di change management: quando serve?

Quando è necessario il change management all’interno di un’azienda? Nel corso della propria storia, ogni azienda si trova a fare i conti con delle situazioni critiche e dei momenti di trasformazione, che rendono necessaria una corretta gestione del cambiamento.

Esempi di change management si applicano in queste situazioni:  

  • implementazione di nuove tecnologie e strumenti di lavoro: CRM, ERP…
  • adozione di una nuova cultura aziendale
  • nomina di nuovi manager e vertici aziendali
  • acquisizioni, fusioni e cessioni di rami d’azienda
  • periodi di crisi (aziendali o di settore: es. improvviso aumento dei prezzi delle materie prime)
  • affermarsi di nuovi competitor sul mercato

Modelli di change management

Esistono diversi modelli – ovvero un insieme di strumenti, flussi e tecniche – che si possono mettere in campo per gestire con successo il processo di change management.

Il modello ADKAR di Prosci: acronimo di Awareness, Desire, Knowledge, Ability e Reinforcement. Si tratta di 5 step: costruire all’interno dell’azienda la Consapevolezza della necessità di rinnovarsi, vincendo le resistenze al cambiamento; Desiderio di partecipare al cambiamento, quindi chiarire a tutte le risorse umane cosa aspettarsi; acquisizione di conoscenze e skill; Capacità di implementare il cambiamento con nuove competenze, strumenti e comportamenti e, infine, Rinforzo per mantenere il cambiamento e renderlo duraturo.

Un altro modello di riferimento è quello modello di Kotter, che si basa invece su 8 passi: creare l’urgenza, costruire un’alleanza, creare una visione, comunicare la visione, rimuovere gli ostacoli, creare delle mini-vittorie, costruire sul cambiamento e integrare il cambiamento nella cultura aziendale.

Il modello AGILE è tra i più diffusi e prevede una gestione del cambiamento flessibile e adattabile, in grado di rispondere rapidamente alle esigenze dell’organizzazione. Il modello AGILE si basa su una strategia incrementale, che prevede una pianificazione del cambiamento graduale attraverso piccoli step, mettendo al centro la collaborazione tra le risorse umane in azienda e la continua valutazione dei risultati ottenuti.

Crea valore con il cambiamento

Gli strumenti di change management per affrontare e gestire i cambiamenti sono tanti, la cosa importante è adottare l’approccio che si adatti al meglio all’azienda, alle sue necessità, agli obiettivi, risorse, budget e tempi.

Il successo del change management può essere valutato attraverso vari indicatori, come il livello di coinvolgimento dei dipendenti, l’efficacia della comunicazione e il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Un dialogo costante con la direzione e i dipartimenti aziendali può aiutare a valutare l’impatto del cambiamento e ad apportare gli aggiustamenti necessari in corso d’opera.

Il change management è un elemento cruciale per qualsiasi azienda che mira a prosperare in un ambiente in continua evoluzione. Adottando i giusti strumenti e soprattutto un approccio strategico e centrato sulle persone, le imprese possono non solo navigare meglio le onde del cambiamento, ma anche trarne il massimo vantaggio, assicurandosi crescita, competitività e successo a lungo termine.

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