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Smart Working: i vantaggi per l’azienda e come misurarli

Aprile 2024 | Blog

L’adozione dello Smart Working nelle aziende in Italia, normato dalla Legge 81/2017, ha registrato un’evoluzione significativa negli ultimi anni, rafforzata dalle misure emergenziali post Covid-19.

Dal 1 aprile 2024, decadono definitivamente queste misure e il Lavoro Agile smette di essere un obbligo di legge per tornare ad essere regolato esclusivamente dagli accordi tra datore di lavoro e dipendente. In assenza di un sistema omogeneo e regole precise, sia lavoratori che imprese rischiano di perdere i numerosi benefici dello Smart Working.

Il Lavoro Agile, infatti, può avere un effetto profondamente positivo sulle performance di un’azienda: aumenta la produttività, riduce l’impatto ambientale e sociale, migliora la qualità della vita dei dipendenti.
Come sottolinea l’Osservatorio del Politecnico di Milano “modelli di smart working maturi” garantiscono “prestazioni migliori e un impatto positivo sul benessere e l’engagement delle persone”.

Certo è che per riconoscere, utilizzare e misurare in modo concreto i vantaggi dello Smart Working, è necessario che l’azienda sia preparata a questo cambiamento.

Nel nostro approfondimento, analizzeremo in dettaglio cos’è realmente lo Smart Working, i vantaggi che apporta alle imprese, i consigli pratici per un’implementazione efficace e come misurarne i risultati.

Per capire cos’è lo Smart Working bisogna intanto differenziarlo dal Remote Working o telelavoro, termine con cui spesso viene confuso e associato.

Il telelavoro, pur essendo una modalità di lavoro che non richiede la presenza fisica in ufficio, rappresenta una semplice trasposizione degli impegni professionali dall’ufficio ad una postazione domestica.

Lo Smart Working è una modalità di lavoro più ampia e complessa, che richiede un ripensamento culturale e organizzativo all’interno delle aziende e presuppone un investimento in tecnologia, formazione, sviluppo di nuove politiche aziendali, sicurezza dei dati.

Si tratta di una vera e propria rivoluzione culturale per le imprese.

Lo Smart Working si basa su alcuni pilastri fondamentali, che ne rappresentano anche le sfide principali:

  • Flessibilità
    Lo Smart Working è una modalità completamente flessibile. La flessibilità riguarda la capacità di lavorare non solo in orari non standard, ma anche lontano da un ufficio fisso, utilizzando la tecnologia per rimanere connessi con i colleghi e le risorse aziendali.
  • Tecnologia
    Lo Smart Working implica che le aziende siano dotate di infrastrutture tecnologiche adeguate per supportare la mobilità e la connettività necessarie a lavorare in modo efficace da remoto. Per l’azienda significa dotarsi di server, database e piattaforme cloud accessibili e disponibili; devono inoltre garantire la protezione dei dati per un accesso remoto sicuro.
  • Lavoro per obiettivi
    Lo Smart Working enfatizza la gestione autonoma del lavoro, distaccandosi dal tradizionale modello Managing by control per abbracciare il Managing by results. In questo modello, l’attenzione si sposta dal monitoraggio continuo del processo lavorativo e dalla presenza fisica in ufficio, alla valutazione delle prestazioni basata sul raggiungimento degli obiettivi.
  • Fiducia come fattore chiave
    La fiducia è fondamentale per il successo di un progetto di Smart Working. La premessa è che i dipendenti ricevano obiettivi chiari, realistici e allineati con le strategie aziendali e che tra dipendenti e management si costruisca una comunicazione aperta e regolare.

Criticità del Lavoro Agile

Passare ad un sistema di Lavoro Agile può portare a diversi benefici, ma richiede anche un cambio di mentalità da parte dei manager e della direzione, che devono imparare a fidarsi dei loro dipendenti senza il bisogno di supervisionare ogni aspetto del loro lavoro quotidiano.

Implementare il Lavoro Agile in azienda significa abbracciare una trasformazione del tradizionale paradigma lavorativo. Il suo impatto va oltre la mera ridistribuzione degli spazi fisici di lavoro, coinvolgendo una riorganizzazione strategica delle risorse umane e della gestione aziendale.

In un contesto in cui la digitalizzazione si fa sempre più preponderante, le aziende devono cogliere l’opportunità di riformulare i propri modelli di business per rimanere competitive e attrattive per i talenti.

Quali sono le criticità principali per l’azienda che vuole implementare un modello di Smart Working efficiente?

  • Cultura organizzativa: lo Smart Working efficace richiede un cambiamento culturale all’interno delle organizzazioni. Questo implica una maggiore enfasi sulla responsabilità e sui risultati piuttosto che sulle ore lavorate, e richiede fiducia e trasparenza tra dipendenti e manager​.

    Come sostiene Mariano Corso, professore di Leadership e Innovazione alla School of Management del Politecnico di Milano: “L’efficacia dello Smart Working non dipende tanto dal trovare un giusto compromesso tra le opposte spinte al lavoro in presenza o da remoto, quanto dalla capacità di far evolvere in modo coerente e personalizzato il modello organizzativo e i comportamenti individuali”.
  • Leadership e gestione: la buona riuscita di un progetto di Smart Working dipende anche dalla leadership. Come emerge da un’indagine dell’Osservatorio del Politecnico di Milano sulla gestione dello Smart Working, solo il 22% dei lavoratori italiani (1 su 5) ritiene i propri manager “smart”.
    Il problema non è tanto nel fatto che le persone lavorino in ufficio o a distanza, ma nella carenza di una cultura della leadership da parte dei manager e responsabili aziendali.

    Per essere realmente efficace, un’iniziativa di Smart Working deve puntare a far crescere le capacità di leadership dei propri manager. Questo significa anche migliorare le competenze nell’uso degli strumenti digitali, nella capacità di comunicare e fornire feedback costruttivi e nella promozione dell’innovazione.
  • Policy aziendali: per supportare la transizione allo Smart Working, l’azienda dovrebbe sviluppare politiche chiare​, tra cui ad esempio:
    • promuovere una comunicazione regolare e trasparente tra i lavoratori, utilizzando diversi canali come email, chat e videochiamate
    • definire ruoli e responsabilità, stabilendo obiettivi chiari e indicando come e quando questi saranno valutati
    • fornire gli strumenti digitali e le risorse tecnologiche affinché i lavoratori possano svolgere efficacemente le loro mansioni anche da remoto
    • stabilire linee guida sulla sicurezza dei dati per prevenire violazioni della sicurezza e garantire la conformità alle normative sulla privacy
  • Formazione e sviluppo delle competenze: i lavoratori in Smart Working devono essere dotati delle competenze necessarie per usufruire di un modello lavorativo agile. Per questo l’azienda dovrebbe prevedere momenti di formazione e aggiornamento sia per lo sviluppo delle competenze tecniche – come l’utilizzo di strumenti digitali -, ma anche per sviluppare soft skills come la gestione del tempo e le competenze comunicative.

Smart Working: i vantaggi per le aziende

Lo Smart Working presenta una serie di vantaggi significativi non solo per la vita lavorativa dei dipendenti, ma anche per le aziende. Secondo una recente ricerca dell’Osservatorio Smart Working, i principali vantaggi misurabili per le aziende sono:

  • Aumento della produttività.
    Lavorando in ambienti più confortevoli e senza le distrazioni tipiche di un ufficio tradizionale, i lavoratori tendono a concentrarsi meglio sulle loro mansioni, spesso con orari flessibili che si adattano meglio ai loro ritmi personali. Inoltre, l’assenza di pendolarismo giornaliero si traduce in un risparmio di tempo che può essere reinvestito nel lavoro o nelle attività personali, aumentando la soddisfazione e il benessere dei dipendenti e migliorando l’equilibrio vita-lavoro.
    Secondo lo studio menzionato, l’adozione di un modello “maturo” di Smart Working può incrementare la produttività per lavoratore fino al 20%.
  • Riduzione dei costi operativi.
    Meno persone in ufficio significa spesso un risparmio sui costi legati agli spazi fisici, come l’affitto degli uffici, i consumi energetici e le spese generali di gestione. Questo può anche comportare una riduzione dell’impatto ecologico dell’azienda, con una riduzione delle emissioni dovute al pendolarismo dei dipendenti, rendendo l’azienda più sostenibile.

Inoltre, lo Smart Working può contribuire a migliorare l’immagine aziendale e questo può essere un fattore determinante per attrarre e trattenere i talenti, che sempre più spesso cercano flessibilità e opzioni di lavoro agile.

Infine, non va trascurato l’aspetto dell’innovazione. La diversità degli ambienti di lavoro può stimolare la creatività, generare nuove idee e portare a soluzioni inaspettate e innovative ai problemi aziendali. Da segnalare che il Lavoro Agile sembra anche incentivare l’incremento delle competenze digitali dei dipendenti.

Misurare l’efficacia dello Smart Working è un processo complesso che si articola su vari livelli e può coinvolgere diverse metriche.

Per una gestione efficiente del progetto di Smart Working è fondamentale individuare i principali indicatori di performance (KPI) da tenere in considerazione per misurare come i dipendenti si relazionano con questo modello lavorativo.

Alcuni KPI utili da misurare sono:

  • Numero di ore lavorate: per analizzare l’adeguatezza e l’impatto del modello lavorativo, è necessario avere un quadro chiaro delle giornate di lavoro agile per dipendente (è produttivo? Lavora troppo o lavora poco e va coinvolto e motivato?)
  • Tecnologie: esaminare l’affidabilità e l’efficienza degli strumenti tecnologici messi a disposizione per lo Smart Working, la frequenza del loro utilizzo, nonché eventuali problematiche
  • Soddisfazione dei dipendenti: misurare il livello di soddisfazione e coinvolgimento dei dipendenti nei confronti delle attività formative erogate e della nuova modalità di lavoro, attraverso sondaggi e feedback periodici.
  • Leadership: misurare la fiducia e la soddisfazione dei dipendenti nei confronti dei manager e dell’organizzazione. 

Ci sono poi altri parametri qualitativi utili all’azienda per valutare l’efficacia del progetto:

  • Talent retention: qual è il grado di retention dei talenti in azienda? Per calcolare questo parametro bisogna dividere il numero di persone che hanno lasciato il team per il numero totale di dipendenti iniziali (il tutto moltiplicato per cento)
  • Soddisfazione del cliente: kpi apparentemente banale, ma molto indicativo. Se il cliente è soddisfatto vuol dire che i tuoi dipendenti stanno facendo un buon lavoro, anche da remoto.

I KPI tradizionali, come il costo per progetto o il fatturato per dipendente, mantengono la loro rilevanza, ma per misurare concretamente l’efficacia del modello di Smart Working in azienda è fondamentale servirsi di metriche qualitative.

Per gestire efficacemente lo Smart Working, le aziende possono inoltre avvalersi di una serie di strumenti e software che coprono diverse esigenze, dalla comunicazione alla misurazione delle performance:

  • Sofware di project management in cloud, come Asana o Trello, per aiutare i dipendenti ad organizzare i propri task e monitorare i progressi dei progetti
  • Software di Time management e time tracking, come Monday.com, per monitorare il tempo speso su ciascun compito, offrendo una visibilità chiara sull’effort dei singoli progetti e contribuendo alla valutazione delle performance
  • Strumenti per mantenere un flusso di comunicazione costante e di qualità tra i membri del team, come Slack o Zoom
  • Protocolli di sicurezza digitale: include l’uso di password, autenticazione a più fattori e VPN (Virtual Private Networks) per proteggere i dati e garantire connessioni sicure
  • Organizzazione dei file, tramite servizi cloud come Google Drive, Microsoft OneDrive o Dropbox, essenziali per archiviare, condividere e lavorare sui documenti in modo collaborativo

Questi strumenti non solo aumentano la produttività ma facilitano anche la misurazione dell’efficacia del lavoro a distanza, consentendo all’azienda di ottimizzare le attività e migliorare il work-life balance del personale.

Per applicare un progetto di Smart Working realmente efficace, l’azienda deve saper gestire il cambiamento in modo metodico e strutturato.

Permettere ai propri collaboratori di lavorare fuori dagli spazi aziendali non è solo una questione di distanza fisica, ma implica soprattutto un cambiamento della cultura aziendale.

Tra le sfide principali: la capacità di gestire i progetti per obiettivi, di stare al passo con l’evoluzione tecnologica, di sviluppare una maggiore agilità organizzativa, insieme ad una concreta attenzione alla soddisfazione dei lavoratori come misura tangibile della produttività.

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