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Mappatura delle competenze: una guida pratica

Mappatura delle competenze: una guida pratica

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Valutazione delle competenze: ti raccontiamo un caso di successo

Marzo 2024 | Blog

Una gestione efficace e strategica del risorse umane è il fondamento per la crescita e l’innovazione dell’azienda, capace di tradursi in benefici tangibili.

In un precedente articolo abbiamo esplorato nel dettaglio il concetto di mappatura delle competenze, evidenziando cos’è e quali vantaggi può offrire alle aziende.

In questo secondo approfondimento, ti spieghiamo concretamente come condurre una valutazione delle competenze attraverso uno studio di caso, mettendo in luce le best practices e i risultati che si possono ottenere implementando una strategia di valutazione del personale ben strutturata.

Avrai anche modo di scaricare una scheda di valutazione del personale, quale strumento pratico per avviare o migliorare il processo di valutazione delle competenze della tua azienda.

La valutazione del personale è un’azione di fondamentale importanza per l’azienda che sta attraversando un processo di cambiamento – dovuto all’introduzione di nuove tecnologie o di nuovo personale – e, in generale, per qualsiasi impresa che abbia obiettivi di crescita.

Non si tratta semplicemente di una valutazione delle performance a livello individuale, ma di comprendere, sviluppare e sfruttare al meglio le competenze di ciascun membro dell’organizzazione.

Le aziende più sviluppate sono spesso quelle che riescono ad identificare con precisione le competenze necessarie per rimanere competitive, e a valutare in che misura i loro dipendenti possiedono tali competenze.

Una valutazione del personale efficace permette, infatti, di colmare il divario tra le competenze attuali dei dipendenti e quelle richieste per raggiungere gli obiettivi aziendali, mettendo in atto piani di sviluppo mirati, formazioni su misura e percorsi di carriera.

In questo senso, la valutazione del personale diventa un motore per l’innovazione: per guidare il personale aziendale in percorsi di crescita efficaci, migliorare i processi aziendali e la produttività, promuovere un ambiente di lavoro sano e stimolante.

La valutazione delle competenze in azienda non è solo una formalità gestionale, ma una leva strategica che fa la differenza, soprattutto quando si tratta di crescere e restare competitivi in un mercato in costante trasformazione.

Valutazione delle competenze: organigramma e fase preliminare

Il nostro Studio di caso è un’azienda familiare, la cui storia è iniziata nei laboratori artigianali e che oggi raggiunge un fatturato di 15 Ml€, impiegando un team di 50-60 persone. Negli ultimi anni l’azienda ha attraversato un periodo di forte crescita, caratterizzato dall’acquisizione di importanti clienti nella Grande Distribuzione Organizzata (GDO). In risposta a questa espansione rapida e sostanziale, l’azienda si è trovata nella posizione di dover raddoppiare il numero dei suoi dipendenti in un lasso di tempo relativamente breve.

Il supporto di KIXA è stato anzitutto costruire un organigramma che riflettesse la nuova realtà aziendale. Prima del nostro intervento, esistevano già alcune figure di riferimento, ma mancava un quadro organizzativo formale. La creazione di un organigramma ha permesso di assegnare il ruolo di responsabile per le varie funzioni.

Creare l’organigramma ci ha permesso di evidenziare le prime criticità.

  • La prima criticità riguardava l’attribuzione del ruolo di “responsabile” a persone che, pur essendo valide e già presenti in azienda, non possedevano le competenze per gestire un team o condividere una visione strategica più ampia. Da qui l’importanza non solo di nominare i responsabili, ma anche di garantire che questi disponessero delle competenze necessarie per il ruolo.
  • Il secondo segnale d’allarme è emerso dalla gestione di una squadra di circa venti tecnici: ingaggiati per rispondere all’aumento del volume d’affari, non avevano tutti le stesse competenze o livelli di expertise. La difficoltà era allocare la risorsa giusta per ciascuna assistenza tecnica.
  • Un ulteriore livello di complessità si è aggiunto con l’avvio di un percorso di digital transformation. Era diventato essenziale comprendere le capacità informatiche di ciascun collaboratore: dalla semplice operazione di impostare un filtro in Excel al salvataggio di una mail, si sono rivelate lacune significative nelle competenze digitali di base.

Da queste evidenze, si è reso necessario procedere ad un’accurata valutazione delle competenze, in modo da assicurare che ogni membro del team fosse non solo al posto giusto, ma anche dotato degli strumenti adeguati per svolgere al meglio il proprio ruolo e contribuire in modo attivo alla crescita dell’azienda.

La scheda di valutazione del personale

L’impiego di una scheda di valutazione del personale ha rappresentato il primo passo verso una valutazione delle competenze strutturata e oggettiva.

Ogni membro del team è stato invitato a partecipare ad un incontro preliminare in cui è stato illustrato l’obiettivo del progetto. La nostra richiesta esplicita è stata quella di compilare autonomamente un questionario di autovalutazione, attribuendosi un punteggio da 1 a 4 in diverse aree di competenza (dove 1 indicava un livello basso e 4 un livello alto di competenza).

Con l’adozione di una scala pari, abbiamo volutamente eliminato la possibilità di scegliere valori intermedi, spingendo così i dipendenti ad una valutazione più decisa e meno neutrale delle proprie abilità. L’obiettivo era di ottenere un quadro ben definito delle competenze, evitando le ambiguità di un giudizio medio.

Durante l’incontro, è stata enfatizzata l’importanza di essere trasparenti; solo facendo emergere le reali criticità è possibile intervenire con azioni di miglioramento efficaci. È stato chiarito che il fine del questionario non era né il giudizio, né una forma di controllo, ma la volontà di individuare le azioni più adatte per il progresso professionale di ciascuno e dell’azienda stessa.

Oltre alla valutazione delle competenze, il questionario di valutazione includeva altre due domande chiave:

  • Qual è l’obiettivo di miglioramento personale che ti poni per l’anno prossimo?“, per stimolare i dipendenti a definire un traguardo personale, incentivando l’autosviluppo.
  • Quale suggerimento di miglioramento daresti all’azienda?“, per far sentire i collaboratori parte integrante e sostanziale del progetto aziendale.

Parallelamente, ai responsabili di ogni area veniva richiesto di riflettere sugli obiettivi da assegnare alle proprie risorse per l’anno in corso, in linea con le strategie aziendali.

Concluse le valutazioni, il team di KIXA ha raccolto i dati per creare delle schede di valutazione individuali per ogni persona, mettendo a confronto le autovalutazioni con le valutazioni ricevute dai rispettivi responsabili.

Ogni scheda includeva nome, foto, ruolo, nome del responsabile, l’obiettivo personale stabilito, l’obiettivo assegnato dal responsabile e i suggerimenti di miglioramento. Inoltre, erano presenti quattro grafici radar che visualizzavano graficamente le competenze valutate e le differenze tra autovalutazione e valutazione esterna.

Infine, ai responsabili è stata consegnata la scheda di valutazione del proprio team, con l’incarico di organizzare incontri individuali per discutere gli obiettivi e le eventuali discrepanze, con l’intento di capire le ragioni sottostanti e raggiungere un allineamento costruttivo.

L’iter di valutazione competenze intrapreso con il supporto di KIXA si è rivelato uno strumento fondamentale per l’azienda. Non solo per il suo valore intrinseco di chiarimento e allineamento delle aspettative, ma anche per la capacità di portare alla luce in modo formale questioni non esplicitate, offrendo a ciascun dipendente un’occasione per discutere in modo aperto e costruttivo.

Questo confronto diretto è stato fondamentale per promuovere la trasparenza e, soprattutto, per stabilire un piano d’azione condiviso e personalizzato, volto alla soddisfazione dei dipendenti e alla crescita professionale all’interno dell’azienda.

L’approccio adottato ha permesso di valutare il raggiungimento degli obiettivi di miglioramento del personale e le modalità per la loro realizzazione. Ha inoltre facilitato la creazione di piani di formazione personalizzati, coinvolgendo e individuando le risorse interne dotate di competenze specifiche in grado di erogare formazione ai colleghi.

Questa iniziativa ha valorizzato le competenze interne, permettendo di risparmiare sui costi senza sacrificare la qualità dell’apprendimento: i corsi realizzati internamente sono stati specificatamente modellati sulle necessità reali dei vari uffici. Anche per il team dei tecnici, sono state identificate le risorse dotate di maggiore competenza – non solo tecnica, ma anche nel metodo di lavoro e nell’approccio al cliente – per incaricarle della formazione dei nuovi assunti.

Parallelamente, per i responsabili di funzione è stato avviato un percorso di formazione manageriale. Con il supporto di KIXA, l’azienda ha richiesto offerte per selezionare il fornitore più adeguato, puntando su un programma di formazione che spazia dalla leadership alla gestione del tempo, delle priorità e delle risorse umane.

Importanti sono stati anche i suggerimenti di miglioramento per l’azienda, raccolti dai questionari. Dopo essere stati raggruppati per aree tematiche, i temi più ricorrenti sono stati evidenziati e comunicati alla direzione. Sono state così delineate le azioni concrete da intraprendere, come la comunicazione tra reparti, la digitalizzazione e la gestione degli spazi.

KIXA ha inoltre collaborato con agenzie di HR per supportare l’azienda nella ricerca di nuove figure professionali. Il carico di lavoro e la necessità di riorganizzare alcuni uffici hanno reso evidente la necessità non solo di modificare ruoli esistenti, ma anche di introdurre nel team nuove risorse. KIXA ha agito come mediatore tra le agenzie di recruiting e l’azienda, aiutando a definire il profilo ideale per le nuove assunzioni e fornendo descrizioni di ruolo dettagliate, con mansioni e competenze chiaramente delineate.

Il processo di valutazione delle competenze non solo ha rafforzato la struttura interna esistente, ma ha anche gettato le basi per l’integrazione di nuovi talenti, assicurando che l’azienda possa continuare a svilupparsi in modo sostenibile e adattarsi con successo alle richieste del mercato.

Il sistema di valutazione del personale ha preso forma attraverso un processo che ha richiesto circa due mesi per essere portato a termine con successo.

  • Il primo passo fondamentale è stato quello di mappare le attività tecniche dei vari uffici. Se non si conoscono nel dettaglio le dinamiche aziendali, è necessario investigare ogni singola funzione: l’obiettivo era delineare le attività principali, senza perdere tempo in eccessivi dettagli.
  • Successivamente, è stato cruciale parlare con la direzione per individuare comportamenti e valori ritenuti imprescindibili, ponendo le basi per definire le soft skill più importanti da valutare.
  • Una volta stabilite le competenze digitali e gli strumenti utilizzati nelle varie funzioni, abbiamo lavorato alla preparazione del questionario di autovalutazione. I collaboratori hanno avuto una settimana di tempo per completarlo. Hanno potuto scegliere se procedere in autonomia oppure con il nostro supporto, a garanzia che tutti avessero la possibilità di esprimersi al meglio.
  • Completata la fase di compilazione, si è passati alla sintesi dei dati raccolti, per realizzare un match accurato e creare le schede individuali per ciascun collaboratore. Utilizzando semplici strumenti come il foglio di calcolo Excel, è stato possibile generare automaticamente grafici radar che evidenziavano le competenze autovalutate e quelle valutate dai responsabili.
  • Infine, il tempo impiegato per i colloqui individuali è stato cruciale per consolidare il processo di valutazione, permettendo di allineare obiettivi, aspettative e percezioni. Questi incontri hanno assicurato che ogni collaboratore avesse chiaro non solo il proprio percorso di sviluppo professionale ma anche il contributo che poteva fornire all’azienda.

Questo approccio alla valutazione del personale ha permesso di scattare un’istantanea precisa delle competenze presenti e di quelle da sviluppare. Inoltre, ha anche agevolato la creazione di un ambiente lavorativo in cui la comunicazione, il riconoscimento e la valorizzazione delle abilità di ciascuno diventano le fondamenta per una crescita sostenibile e condivisa.

L’adozione di un sistema di valutazione delle competenze in azienda ha rappresentato una novità significativa per l’azienda, influenzando profondamente non solo i dipendenti ma anche i titolari, che in alcuni casi ricoprivano anche il ruolo di responsabili nelle funzioni aziendali.

Integrare lo strumento di valutazione delle competenze nella cultura aziendale ha messo in luce anche la necessità di superare una comunicazione che, seppur priva di tensioni, tendeva a dare per scontate dinamiche e informazioni che invece necessitavano di essere esplicitate.

La risposta all’attività di mappatura e valutazione del personale è stata positiva: si è avvertito un impatto sostanziale che va ben oltre la semplice introduzione di un nuovo processo. Ha posto le basi di un percorso che, attraverso il dialogo e la condivisione di obiettivi e aspettative, contribuisce a rendere più solida l’organizzazione aziendale, ottimizzare i processi, facilitare una maggiore sinergia tra le varie funzioni e stimolare una cultura aziendale volta al miglioramento continuo.

La valutazione del personale non è solo un processo, ma un viaggio di scoperta, crescita e allineamento delle competenze che porta a risultati tangibili e a una cultura aziendale più forte.

Ovviamente, non deve essere un esercizio isolato: per essere realmente efficace, la valutazione delle competenze richiede di essere ripetuta su base regolare, preferibilmente annuale. Le aziende più strutturate tendono ad attuare queste valutazioni con cadenza semestrale, legando i risultati a sistemi di premi e a percorsi di crescita professionale.

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