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Mappatura delle competenze: una guida pratica

Marzo 2024 | Blog

In un mondo aziendale in continua evoluzione, caratterizzato da rapidi cambiamenti tecnologici, le PMI si trovano di fronte alla sfida di adattarsi e innovare costantemente per garantire la propria crescita e sostenibilità. Una delle strategie chiave per navigare con successo in questo contesto dinamico è la mappatura delle competenze.

Mappare le competenze non significa banalmente dotarsi di un organigramma, ma è un processo molto più ampio, che permette all’azienda di identificare, analizzare e ottimizzare le abilità e le conoscenze dei propri collaboratori.

Questo processo non è solo utile per una gestione delle risorse umane più efficace, ma diventa fondamentale per la strategia di crescita dell’azienda.
In questo articolo scoprirai l’importanza della gestione delle competenze per la tua azienda, come realizzare una mappa competenze efficace e quali strumenti possono supportare questo processo.
Condivideremo inoltre esempi pratici e consigli per integrare la mappatura delle competenze nella tua strategia aziendale, evidenziando i vantaggi di questo approccio per lo sviluppo aziendale.

La mappatura delle competenze è un processo che aiuta a identificare e analizzare le conoscenze, le abilità e le competenze specifiche necessarie per svolgere efficacemente un determinato compito lavorativo.

Rappresenta uno strumento strategico che supporta la valorizzazione e la crescita delle risorse umane, in coerenza con i valori e gli obiettivi di business dell’azienda.

Grazie alla mappatura delle competenze, infatti, l’azienda non solo aumenta la consapevolezza riguardo il contributo dei propri collaboratori nel contesto aziendale, ma è in grado di identificare tutte le criticità che non le permettono di svilupparsi in modo efficace.

Potrebbero esserci infatti delle competenze mancanti da colmare tramite una formazione mirata, oppure delle ridondanze e sovrapposizioni che necessitano una rivalutazione dei ruoli aziendali o, ancora, dei disallineamenti tra il ruolo di una risorsa in azienda e le sue effettive aspirazioni.

La mappatura delle competenze può assumere forme diverse, in funzione degli obiettivi specifici e delle esigenze aziendali. Si possono mappare competenze tecniche, comunicative e relazionali, comportamentali, organizzative, analitiche, sociali ed emotive, competenze di leadership ecc.

Tutte raggruppabili nelle 2 macro-aree di Hard skills e Soft skills. Le prime sono competenze più tecniche e specifiche necessarie all’esecuzione di determinati compiti lavorativi; sono spesso legate alla capacità di utilizzare determinati strumenti e richiedono una formazione specifica. Le soft skills, invece, sono competenze trasversali legate al modo in cui lavoriamo e interagiamo con gli altri; includono abilità personali e spesso sono più difficili da misurare in maniera oggettiva.

A prescindere dalla tipologia di mappatura delle competenze, l’obiettivo primario è sempre l’identificazione delle abilità essenziali per i vari ruoli e l’allineamento delle competenze dei dipendenti agli obiettivi aziendali.

Senza dimenticare di integrare un’eventuale supporto formativo per lo sviluppo professionale e la creazione di percorsi di carriera trasparenti e motivanti per i lavoratori.

Quando fare una mappatura delle competenze?

Il momento giusto per realizzare una mappatura delle competenze può dipendere da vari fattori e situazioni specifiche all’interno di un’organizzazione. Generalmente, è utile eseguire questo processo ogni volta che si rende necessaria una ridefinizione dei ruoli all’interno dell’azienda, in particolare quando:

  • L’azienda sta attraversando fasi di cambiamento, come durante una Digital Transformation e deve capire come allineare le competenze esistenti con le nuove esigenze
  • È necessario ottimizzare i flussi e i processi aziendali, assegnando responsabilità basate sulle capacità effettive di ogni dipendente
  • L’azienda sta pensando ad una riorganizzazione interna, per cui alcune risorse devono cambiare ruolo oppure sono promosse a gradi di responsabilità maggiori
  • L’azienda intende pianificare percorsi di sviluppo professionale e formazione, offrendo ai dipendenti una guida chiara sulle competenze da acquisire o migliorare in funzione degli obiettivi aziendali
  • Si avverte la necessità di avere una valutazione chiara delle competenze presenti all’interno dell’azienda, sia per migliorare la gestione delle performance, sia per pianificare strategie di crescita aziendale

Inoltre, una mappatura delle competenze è particolarmente preziosa prima di qualsiasi iniziativa di recruiting. Interfacciarsi direttamente con l’agenzia di selezione del personale, con la sicurezza di avere ben chiaro il tipo di risorsa e di competenze da integrare in azienda, può rivelarsi un errore. Il consulente che si occupa di mappatura delle competenze è un anello di congiunzione tra l’azienda e la selezione HR.

Questa fase preliminare si rivela spesso fondamentale: non solo per identificare il profilo esatto della risorsa mancante in azienda, ma più spesso anche per identificare i talenti interni che potrebbero essere promossi o spostati di ruolo, assicurando così una gestione strategica delle risorse umane

Mappatura competenze: come fare

Per creare una mappatura competenze a livello di tutta l’azienda, bisogna seguire un processo strutturato che prevede la definizione degli obiettivi, l’identificazione delle competenze richieste, la raccolta dei dati e la loro organizzazione in una mappa visiva, utile sia per i dipendenti sia per i manager. Questa attività deve essere supportata da strumenti adeguati che consentano una valutazione oggettiva e l’aggiornamento continuo delle informazioni

Per realizzare la mappatura, gli step da considerare sono:

  • Censimento dei ruoli e delle attività, funzione per funzione. Censimento a livello di attività per ogni funzione aziendale, ritagliato in modo specifico sull’azienda.
    Si analizzano le mansioni attualmente implementate in azienda, per ottenere una fotografia reale e dettagliata. Mansioni, comportamenti, strumenti e risultati devono essere esaminati minuziosamente per definire con precisione ciascun ruolo.
  • Definizione delle competenze necessarie. Ci si interroga su quali sono le competenze fondamentali per svolgere un determinato ruolo in azienda. Si determinano anche le caratteristiche comportamentali e le soft skills importanti per ciascun ruolo.
  • Elenco delle competenze manageriali. Si elencano le competenze manageriali necessarie per tutti coloro che sono stati nominati responsabili di ufficio.
  • Analisi degli strumenti informatici. Si valutano poi gli strumenti informatici più utili per lo svolgimento di ciascun compito e si indaga quali strumenti e tecnologie vengano maggiormente utilizzate dai dipendenti, per capire la preparazione tecnica, a livello generale e dei singoli.
  • Sviluppo della griglia di valutazione. Sulla base di tutte le informazioni acquisite nelle fasi precedenti, si definisce infine un sistema di valutazione del personale. Dalla griglia devono emergere le competenze comportamentali e le competenze tecniche e informatiche per ciascuna funzione aziendale. Per i responsabili di funzione si aggiunge anche la valutazione delle competenze manageriali.

    L’analisi dei risultati permette di capire se tutti i dipendenti rivestono il ruolo più adatto alle proprie competenze, oppure se esistono dei gap da colmare tramite formazione o, ancora, se è necessario ricollocare le risorse.
  • Condivisione e confronto diretto. La griglia di valutazione viene infine condivisa con i titolari e responsabili di funzione per una valutazione congiunta, in modo da garantire l’allineamento con le visioni e gli obiettivi aziendali.

    Per implementare le azioni derivanti dall’esito della mappatura, come piani di formazione o riorganizzazione delle responsabilità, è necessario spiegare il progetto a tutte le risorse coinvolte.
    Per attuare questo step nel modo più fluido ed efficace, KIXA propone un questionario.
  • Percorsi di sviluppo e formazione. Confrontando il livello attuale delle competenze rilevate con quelle desiderate per ogni ruolo, si identificano le carenze da colmare. Sulla base di questi gap si individuano e pianificano le attività di formazione personalizzata per i dipendenti, focalizzata sull’acquisizione delle competenze necessarie.

    Sulla base delle attività si decidono poi le modalità della formazione e le relative tempistiche, monitorando nel tempo i progressi dei dipendenti e l’impatto sulla performance lavorativa.

Il processo di mappatura competenze delle risorse umane è fondamentale per migliorare le performance dei dipendenti e, quindi, rendere più efficiente e produttiva l’intera azienda.

Nello specifico, la mappatura delle competenze permette di:

  1. Identificare le competenze essenziali richieste per i vari ruoli in azienda: consente all’imprenditore di individuare in modo chiaro le competenze richieste da ogni singolo ruolo e quelle effettivamente disponibili.
  2. Ottimizzare i costi: aiuta a ridurre i costi di turnover e assunzione ottimizzando l’impiego delle risorse umane esistenti.
  3. Ottimizzare il recruitment: facilita e guida i processi di HR, consentendo di prendere decisioni più appropriate riguardo l’assunzione del personale.
  4. Individuare lacune nelle competenze: aiuta a riconosce le competenze esistenti e identificare le eventuali lacune.
  5. Organizzare le risorse in modo efficace: la mappatura migliora l’efficienza operativa, consentendo di valutare in modo chiaro se il collocamento delle risorse è adeguato, oppure è necessario riassegnare dei ruoli e/o valutare la selezione di nuovo personale.
  6. Migliorare le performance dei dipendenti: migliora le prestazioni assicurando un allineamento di competenze e ruoli, con conseguente aumento della produttività e riduzione dei costi operativi.
  7. Semplificare e incentivare i percorsi di formazione: è uno strumento utile per valutare i bisogni di formazione dei lavoratori e sostenere la loro crescita in azienda attraverso proposte formative e lavorative personalizzate.
  8. Incentivare il dialogo aperto e trasparente tra le diverse funzioni aziendali e i vari reparti, aumentando la motivazione dei dipendenti e garantendo un migliore allineamento agli obiettivi aziendali.

I vantaggi di una mappatura delle competenze vanno ben oltre la pianificazione strategica della forza lavoro. Questo strumento dà all’azienda l’opportunità di guidare i processi decisionali a tutti i livelli dell’organizzazione: stimolando una gestione aziendale efficace, favorendo l’innovazione e lo sviluppo e preparando l’azienda a gestire le sfide future​​.

È importante sottolineare che una mappa delle competenze rappresenta uno strumento dinamico, che deve evolvere costantemente per riflettere i cambiamenti nel tempo: le nuove competenze acquisite dai collaboratori, l’evoluzione dei ruoli all’interno dell’azienda e le mutevoli esigenze del mercato.
Questo aggiornamento periodico non solo garantisce che le informazioni siano sempre attuali ma permette all’azienda di rimanere reattiva ai cambiamenti e proattiva nello sviluppo del proprio capitale umano.

In un’epoca di trasformazioni tecnologiche e di mercato, dove la capacità di adattamento è diventata essenziale per la sopravvivenza di un’impresa, la mappatura delle competenze si rivela uno strumento fondamentale.

Grazie a questo processo, le aziende possono: comprendere in modo più profondo le competenze presenti all’interno dell’organizzazione, allineare strategicamente le risorse umane con i propri obiettivi, individuare lacune di competenze critiche, ottimizzare i processi e garantire che i team siano equipaggiati per affrontare le sfide emergenti.

Per questo la mappatura delle competenze deve essere integrata in una più ampia strategia di gestione del cambiamento: partire dalle persone è un fattore chiave per crescere, innovare e mantenere un vantaggio competitivo anche in scenari complessi e mutevoli.

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