Cosa significa Digital Transformation? Perché un’azienda dovrebbe avviare un processo di Trasformazione Digitale? Come gestirla e quali vantaggi si ottengono?

Rispondiamo a tutte le domande sulla Digital Transformation attraverso un caso concreto: il Case Study di Biochemie Lab Srl, punto di riferimento a livello nazionale nel settore delle analisi di laboratorio, sia in ambito ambientale che alimentare.

Lisa Bonciani, contitolare di Biochemie Lab assieme al fratello Alessio, ci racconta come – grazie alla consulenza di KIXA – siano stati in grado di affrontare un processo efficace di Digital Transformation per lo sviluppo aziendale.

Perché intraprendere un percorso di Digital Transformation?

Negli ultimi anni si sente parlare moltissimo di Digital Transformation e Biochemie Lab, come tante aziende italiane attente alla propria evoluzione e sviluppo sul mercato, ha iniziato ad essere consapevole di dover intraprendere un percorso di modernizzazione, degli strumenti e dei processi, ma anche culturale e di mindset.

In particolare, 3 bisogni ci hanno spinto ad avviare un processo di Digital Transformation in azienda:

• il bisogno di rispondere a nuove e specifiche esigenze dei clienti;
• l’affermarsi di concorrenti di grosse dimensioni, particolarmente innovativi e competitivi;
• l’urgenza di un adeguamento tecnologico e della digitalizzazione dei processi che richiedeva una riorganizzazione strategica dell’azienda.

Oggi è prioritario sviluppare strategie flessibili, ovvero acquisire la capacità di adattare la strategia in tempi rapidi, non appena si avverte un cambiamento all’orizzonte, avendo una visione chiara e rimanendo costantemente in ascolto.

Solo una decisa spinta sugli investimenti in tecnologie abilitanti, accompagnata da un’evoluzione del mindset aziendale, può aiutare a recuperare produttività e competitività sui mercati.

Cos’è la Trasformazione Digitale e perché affidarla ad una società di consulenza come KIXA?

La Trasformazione Digitale è il processo di cambiamento delle attività e dei processi organizzativi, delle competenze e dei modelli di business, abilitato dall’adozione e dallo sviluppo delle tecnologie digitali. 

Per un’azienda non è facile capire che cosa significhi in concreto questa trasformazione e soprattutto come si possa attuare nello specifico. Nell’ottica di raggiungere i nostri obiettivi, rispettando i tempi pianificati e ottenendo un ritorno dagli investimenti, era fondamentale trovare un partner che ci accompagnasse con professionalità in ogni tappa.

Non si tratta solo di tecnologia, la Trasformazione Digitale è un processo complesso che coinvolge anche persone e processi aziendali. Per funzionare deve essere accompagnata anche da un percorso di Change Management.

Grazie a KIXA abbiamo ricevuto consulenza in tutti questi ambiti con un unico interlocutore. KIXA ci ha accompagnato nell’implementazione delle innovazioni con esperienza ed empatia, rispettando la nostra identità aziendale e tutte le professionalità coinvolte, motivando fortemente la squadra.

La consulenza per la Trasformazione Tecnologica e Digitale in azienda non si è fermata alla teoria, ma ha fornito risposte concrete con strumenti di lavoro, di collaborazione e di analisi. KIXA ha proposto le soluzioni tecnologiche più idonee alla soluzione dei problemi e all’ottimizzazione dei processi, progettando al contempo la strategia per il miglioramento continuo delle performance.

Come avviene la Digital Transformation in azienda? Quali tappe fondamentali ha affrontato Biochemie Lab?

Le principali tappe del percorso di Digital Transformation in azienda sono state:

• Diagnosi dell’azienda: identificazione di problemi, ostacoli, punti di debolezza;
• Mappatura delle tecnologie esistenti;
• Condivisione di strategia, metodo, best practice e KPI;
• Formazione del personale. È essenziale che tutti sviluppino un atteggiamento di apertura al mondo digitale e un certo grado di flessibilità. Questo si può ottenere solo coinvolgendo attivamente il personale aziendale, fornendogli competenze e strumenti adatti e un ambiente di lavoro che permetta a tutti di gestire e accogliere serenamente le novità;
• Coinvolgimento di tutti i dipartimenti, a tutti i livelli;
• Costruire nuove competenze, assumere nuovi comportamenti, adottare nuove pratiche;
• Utilizzo della metodologia Agile+Scrum+Lean;
• Analisi della customer experience;
• Ottimizzazione e digitalizzazione dei processi e dei flussi, ponendo al centro il cliente e utilizzando una strategia omnicanale;
• Validazione, monitoraggio e analisi;
• Miglioramento continuo.

Grazie alla Trasformazione Digitale, quali innovazioni avete introdotto in Biochemie Lab?

È stata attuata una sistematica revisione e digitalizzazione dei processi aziendali, integrandoli e rendendoli efficienti in ottica customer oriented. In particolare abbiamo introdotto:

• Metodologia Agile: un approccio snello, flessibile, incrementale e iterativo. 
  La parte essenziale di una trasformazione Agile non sono tanto i processi o le tecnologie ma le persone, i loro comportamenti e le interazioni. Un progetto di Digital Transformation non può essere affrontato tramite un management tradizionale, sono state pertanto introdotte metodologie e tecniche evolute di project management.

• Tecniche di Lean management. L’approccio Lean, con il suo focus sull’efficienza dei progetti (riduzione degli sprechi e delle attività non a valore), l’agilità operativa (basata sul ridisegnare i processi e sul miglioramento continuo), la massima attenzione alla misura e all’analisi dei dati e, infine, il coinvolgimento delle persone rappresenta il volano per promuovere il cambio di cultura necessario ad attuare la rivoluzione tecnologica.

• IT Governance. Progettazione di un ecosistema di piattaforme informatiche interconnesse in grado di supportare la gestione aziendale e l’elaborazione dei dati. Abbiamo iniziato la ristrutturazione dell’infrastruttura aziendale per garantire sicurezza, integrità e accessibilità dei dati, garantendo massima velocità di elaborazione e la possibilità di consultazione attraverso le diverse tipologie di device. Abbiamo inoltre realizzato un’area web riservata che costituirà il principale touchpoint di dialogo tra l’azienda e i clienti.

• Migliore esperienza del cliente. Negli ultimi anni i modelli di gestione aziendale si sono dovuti adattare alle nuove condizioni di produzione, che sono cambiate per effetto dell’altissima competitività del mercato e delle richieste di maggiore produttività, velocità e qualità. La competizione si è spostata su un altro campo: non più battere i concorrenti, ma creare una relazione unica con il cliente e fornire soluzioni immediate ai suoi problemi. Il cliente è il motore principale delle innovazioni che abbiamo introdotto: servizio a 360°, velocità, flessibilità produttiva e visibilità on-line sono e diventeranno sempre più importanti.
  
  L’obiettivo generale resta quello di migliorare l’esperienza del cliente, offrire prodotti e servizi innovativi, migliorare l’efficienza e la produttività per soddisfare la domanda del mercato e trovarsi sempre un passo avanti rispetto alla concorrenza.

Quali sono i maggiori benefici portati dalla Trasformazione Digitale? Quali risultati concreti avete ottenuto?

I maggiori benefici della Trasformazione Digitale sono legati alla capacità di rimanere al passo coi cambiamenti continui del mercato, delle tecnologie e delle aspettative dei clienti.

Nel dettaglio i vantaggi della Digital Transformation sono stati:

• Miglioramento della customer experience;
• Aumento della competitività e della reputation;
• Ottimizzazione dei processi (efficienza e flessibilità operativa);
• Riduzione dei costi (grazie alla diminuzione di errori e sprechi e alla semplificazione delle attività);
• Potenziamento della comunicazione e della collaborazione tra le diverse aree aziendali;
• Maggiore sicurezza del lavoro e protezione dei dati;
• Acquisizione, elaborazione e analisi dei Big Data;
• Sviluppo di nuove fonti di reddito;
• Innovazione tecnologica;
• Promozione della cultura digitale;
• Attrazione e retention del personale;
• Scalabilità.

Per sopravvivere e avere successo, le aziende devono essere capaci di prendere decisioni data driven, traducendole in azioni da testare e da verificare velocemente, contenendo il più possibile i costi. Servono capacità di ascolto, innovazione e dinamicità. Per questo è necessario un cambio di rotta verso modelli organizzativi più agili rispetto a quelli tradizionali.

La Digital Transformation è un viaggio che non si esaurisce con pochi adeguamenti tecnologici o variazioni strategiche, ma deve evolversi negli anni, interessando tutto il capitale umano dell’azienda.

Quale aspetto del processo di Digital Transformation è stato maggiormente impegnativo per l’azienda?

L’aspetto più impegnativo di un processo di Trasformazione Digitale riguarda la gestione del cambiamento, inteso come trasformazione della cultura organizzativa e del modello di business ma, soprattutto, come spinta motivazionale a vincere l’innata resistenza al cambiamento da parte delle risorse umane presenti in azienda.

Il punto è stato rendere consapevole il team del valore del nuovo cambiamento, senza stravolgere i processi lavorativi abituali o rallentarli durante l’implementazione, ottenendo successi incrementali nel breve termine.

È stato fondamentale elaborare un piano chiaro e offrire tutta l’assistenza necessaria prima che il cambiamento diventasse effettivo, in modo che la transizione risultasse il più fluida possibile.

L’altro aspetto vitale nel processo di Trasformazione Digitale ha riguardato la digitalizzazione aziendale, ovvero la progettazione e lo sviluppo di una rete di piattaforme informatiche in grado di occuparsi della pianificazione, della gestione e del controllo delle attività operative.

Errori da evitare e comportamenti virtuosi da intraprendere in un processo di Digital Transformation?

Gli errori più comuni che portano al fallimento di un progetto di Digital Transformation sono:

• Pensare di cambiare tutto subito: serve un focus strategico su aree definite. La qualità conta più della quantità e l’approccio deve essere graduale;
• Cambiare solo “perché si deve cambiare” o per rispondere a un’emergenza, non funziona! La trasformazione va attuata dove siamo più deboli, tenendo conto delle strategie interne e dei fattori esterni;
• Trascurare le dimensioni aziendali;
• Concentrarsi solo sulla tecnologia;
• Non investire adeguatamente in formazione, cambiamento culturale e comunicazione: coinvolgere le risorse umane in azienda è fondamentale;
• Trascurare l’integrazione tra i dipartimenti;
• Non celebrare i successi;
• Non concedersi errori: bisogna ricordarsi che il fallimento può diventare un’opportunità di crescita. Mi riferisco ai piccoli fallimenti, frutto di continui test, prove e sperimentazioni che devono far parte di un processo evolutivo digitale.
• Non implementare strumenti o software digitali in tutte le fasi della catena produttiva;
• Non avvalersi della consulenza di professionisti competenti.

Invece, i punti da considerare come essenziali nel processo di Digital Transformation sono:

• Scalabilità e flessibilità delle soluzioni;
• Piattaforme unificate e interattive;
• Semplificazione;
• Investire su processi, tecnologie e persone: solo l’integrazione di queste 3 componenti permette di realizzare pienamente i benefici della trasformazione digitale;
• Coinvolgimento e comunicazione diffusa;
• Investire nella gestione del cambiamento;
• Porre il cliente al centro;
• Mirare ai successi a breve termine.