Documenti, workflow, digitalizzazione aziendale

Secondo il “2020 Data Privacy Benchmark Study” di Cisco, il 70% delle organizzazioni che ha predisposto un modello organizzativo per la protezione dei dati personali ha ottenuto vantaggi pari al doppio degli investimenti iniziali.

Le aziende stanno quindi imparando a considerare i dati e la tecnologia non solo come strumenti ma come asset: essi devono essere gestiti in modo organico per evitare di ledere gli interessi degli stakeholder, ma anche per attrarre nuovi clienti, per migliorare la propria reputazione, per creare nuove sinergie nel proprio settore o mercato di riferimento.

In questo contesto si inserisce l’articolo pubblicato su CyberSecurity360 scritto a quattro mani dalla dott.ssa Francesca Grego di KIXA e dall’Avv. Riccardo Berti: una guida pratica per chi vuole imparare a gestire la digitalizzazione delle informazioni aziendali.

Tra dematerializzazione e digitalizzazione documentale

Molto spesso usati come sinonimi, i due termini afferiscono a due pratiche sostanzialmente diverse. La dematerializzazione è l’attività con cui si trasforma un documento da cartaceo a digitale, volendo mantenerne intatto il valore giuridico. La digitalizzazione è un percorso più complesso che prevede la gestione informatizzata di tutti i processi documentali. Per digitalizzare i documenti è quindi necessario ripensare tutte le attività dell’azienda per riuscire ad ottenere una gestione immateriale delle informazioni contenute nei documenti.

Il documento e la digitalizzazione dei workflow aziendali

Il documento, in virtù delle informazioni che contiene, è la base di qualsiasi processo aziendale. Per digitalizzare le attività è quindi importante saper riconoscere le varie fasi del ciclo di vita di un documento:

• pianificazione: momento in cui si decide quali sono le informazioni da inviare e con quale struttura;
• impostazione: quando si imposta la prima bozza, nel formato di documento prescelto (sono documenti anche le immagini, i video…);
• revisione: tutte le volte che del documento viene creata una nuova versione, attraverso i vari passaggi attraverso cui viene processato in azienda;
• finalizzazione: quando viene creata la versione finale;
• approvazione: quando il documento viene approvato per la divulgazione ai destinatari;
• distribuzione: la fase in cui il documento è inviato alle destinazioni d’uso (approvazione, feed back);
• archiviazione: la conservazione del documento;
• distruzione: le procedure di cancellazione delle informazioni contenute nel documento per fare in modo che non siano più a disposizione di alcuno.

Per digitalizzare l’intero flusso informativo sarà importante individuare e gestire tutti i passaggi gestiti manualmente che andranno invece sostituiti da attività digitalizzate.

Questione di organizzazione

L’acquisto di un software non è sufficiente a trasformare ciò che è analogico in digitale. Chi lavora per la digitalizzazione dei processi aziendali deve sempre tenere a mente tre aspetti:

1. l’organizzazione: spesso è necessario mappare le consuetudini esistenti, disegnando i processi “as is” affinchè possano essere riprogettati (“to be” design), spesso intervenendo anche su ruoli e mansioni
2. tecnologia: le soluzioni tecnologiche devono essere orientate alle strategie di business e le scelte devono essere fatte considerando l’intero sistema informativo e la possibilità di integrazione con la struttura già esistente
3. persone: le risorse umane sono gli attori della digital transformation e vanno coinvolti in un percorso di change management che permetta loro di cogliere i benefici nel cambiamento delle loro abitudini lavorative.

Vantaggi

Sia le istituzioni che i singoli individui stanno attraversando in maniera più o meno consapevole una fase di trasformazione dei processi che, grazie alle tecnologie digitali, consente una maggior condivisione delle informazioni e quindi una partecipazione immediata dei vari soggetti alla singola attività.

Questo è uno dei motivi per cui la digitalizzazione dei flussi informativi all’interno delle aziende è legata ai trend di evoluzione del business, tra cui, per esempio:

• l’intersecarsi di modalità di lavoro in presenza con quelle in smart working (e la conseguente necessità di facilitare la collaborazione tra colleghi che non lavorano più simultaneamente nello stesso luogo);
• l’internazionalizzazione e l’ampliamento del bacino di concorrenza rispetto a organizzazioni e standard innovativi più elevati;
• la necessità di proteggere il patrimonio informativo e il know how aziendali non solo da minacce esterne ma anche da una maggiore permeabilità delle risorse umane da un’azienda all’altra.

L’articolo integrale è pubblicato all’indirizzo https://www.cybersecurity360.it/legal/privacy-dati-personali/dematerializzazione-e-digitalizzazione-documentale-in-azienda-trend-e-best-practice/