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La gestione degli ordini rappresenta un pilastro fondamentale per il successo di qualsiasi azienda, grande o piccola. Un processo di gestione ordini inefficiente può generare ritardi, errori, difficoltà di coordinamento interno e in definitiva insoddisfazione dei clienti, con ripercussioni importanti sulla redditività.
Secondo uno studio di McKinsey, le aziende che digitalizzano i propri sistemi di gestione degli ordini possono ottenere un incremento dell’efficienza operativa fino al 30%, riducendo al contempo i costi operativi.
In questo articolo, esploreremo cos’è il processo di gestione degli ordini di vendita, le strategie per ottimizzarlo e i vantaggi concreti che ne derivano. Infine, vi presentiamo un nostro caso studio reale: come abbiamo aiutato un’azienda manifatturiera a trasformare il proprio processo gestione ordini con risultati significativi.
Il processo di gestione degli ordini comprende tutte le attività che si svolgono dal momento in cui un cliente effettua un acquisto fino alla consegna del prodotto o servizio richiesto.
Questo flusso include fasi fondamentali come la ricezione dell’ordine, la gestione delle scorte, la logistica di spedizione e la comunicazione post-vendita.
Il processo può anche essere manuale, ma l’adozione di sistemi digitali avanzati, come i software di gestione degli ordini (OMS), consente di automatizzare molte di queste fasi, migliorando l’accuratezza e l’efficienza complessiva.
Un processo ben strutturato garantisce un flusso fluido e minimizza errori e ritardi, influendo direttamente sia sull’efficienza operativa che sulla soddisfazione del cliente. Viceversa, quando i sistemi sono frammentati o mal organizzati, le inefficienze possono ridurre la qualità del servizio e compromettere la fiducia dei clienti.
Alla base di qualsiasi processo di gestione è necessario un flusso di procedure strutturate e un coordinamento efficace tra le diverse funzioni aziendali.
Nel caso studio che vi raccontiamo nei prossimi paragrafi, abbiamo implementato una revisione completa del processo di gestione ordini, con soluzioni mirate per ottimizzare ogni fase del processo.
Per ottimizzare il processo di gestione degli ordini, le aziende possono adottare diverse strategie. Ecco alcune delle pratiche più efficaci, che consigliamo di implementare:
1. Revisione dei workflow e della struttura organizzativa
L’analisi dei processi attuali (AS IS) e la loro ri-progettazione (TO BE) aiutano ad eliminare i colli di bottiglia e a migliorare il coordinamento tra i team. È inoltre necessario individuare chiaramente i responsabili dei vari processi, per ottimizzare i flussi, evitare sovrapposizioni e ridurre i tempi decisionali.
2. Automatizzazione dei processi
L’adozione di strumenti digitali, come l’OMS (Order Management System), consente di automatizzare le fasi di acquisizione, elaborazione e monitoraggio degli ordini.
Questo semplifica la gestione degli ordini e riduce gli errori manuali, garantendo una maggiore precisione e velocità nell’evasione degli ordini.
3. Integrazione dei sistemi
Collegare l’OMS con altri sistemi aziendali, come il software di gestione del magazzino (WMS) e il sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP), permette una visione unificata e aggiornata delle operazioni. Questa integrazione facilita la comunicazione tra i vari reparti aziendali e assicura un coordinamento efficace tra tutti gli attori della supply chain, inclusi fornitori, magazzini e corrieri.
4. Ottimizzazione dei cicli operativi
Ridurre al minimo i tragitti che gli operatori devono percorrere nel magazzino per localizzare la merce e automatizzare attività ripetitive, come la creazione delle etichette, accelera la preparazione e la distribuzione degli ordini.
5. Gestione efficiente dell’inventario
Mantenere un controllo accurato delle scorte è fondamentale per evitare sia le rotture di stock che l’eccesso di inventario. L’utilizzo di strumenti avanzati per il monitoraggio in tempo reale delle scorte e l’analisi delle tendenze di vendita aiuta a prevedere la domanda e a pianificare gli approvvigionamenti.
6. Formazione del personale
Investire nella formazione del team coinvolto nella gestione ordini è un elemento da non sottovalutare. Un personale aggiornato e ben formato – sulle pratiche e sulle tecnologie – è in grado di gestire gli ordini in modo più efficiente e di affrontare eventuali problemi con maggiore competenza.
7. Monitoraggio e analisi delle performance
Stabilire indicatori chiave di performance (KPI) e monitorare regolarmente le metriche relative alla gestione degli ordini consente di identificare aree di miglioramento e di implementare eventuali azioni correttive.
L’ottimizzazione del processo di gestione degli ordini offre numerosi vantaggi che possono trasformare radicalmente le operazioni aziendali.
Il principale beneficio è il miglioramento dell’efficienza operativa: automatizzando e digitalizzando le fasi del processo, le aziende possono ridurre significativamente gli errori manuali e i tempi di lavorazione.
Ottimizzare la gestione ordini significa semplificare i flussi, pianificare meglio le attività, ottimizzare l’uso delle risorse, migliorare la comunicazione interna e il coordinamento tra le funzioni aziendali, ridurre i tempi decisionali e le inefficienze, ridurre i costi operativi e aumentare la redditività
Un altro vantaggio fondamentale è l’incremento della soddisfazione del cliente. Una gestione ottimizzata garantisce consegne puntuali e accurate, migliorando l’esperienza complessiva del cliente e rafforzando la sua fiducia nel brand.
Nel caso studio che segue, ti mostriamo come l’ottimizzazione del processo di gestione degli ordini ha portato a una comunicazione più fluida tra le funzioni aziendali e a una riduzione dei tempi decisionali, con un impatto positivo sulla qualità del servizio offerto ai clienti. Scopriamolo insieme!
Il caso studio evidenzia come un approccio strutturato nella gestione degli ordini possa risolvere una serie di problematiche aziendali.
La situazione iniziale
L’intervento è stato realizzato per un’azienda manifatturiera con un fatturato annuo di 40 milioni di euro e 50 dipendenti. L’azienda era passata da un modello commerciale con due canali di vendita (grossisti e concessionari) a zone di vendita dirette.
La sfida
In seguito a questo cambiamento del modello di business, l’azienda si trovava ad affrontare problemi di gestione degli ordini che stavano influendo negativamente su due fronti:
Queste criticità avevano generato ritardi nell’evasione degli ordini, una diminuzione della soddisfazione dei clienti e un calo nella redditività complessiva.
La soluzione implementata da KIXA
KIXA ha attuato una revisione completa dei flussi operativi, con un intervento su misura articolato in diverse fasi:
I risultati raggiunti
L’intervento di KIXA ha portato a 2 benefici concreti e tangibili:
Con sistemi ben strutturati e processi più fluidi ed efficienti, l’azienda riesce a monitorare accuratamente lo stato di ogni ordine, riducendo i tempi di attesa, minimizzando gli errori e garantendo un servizio più preciso e una comunicazione tempestiva con i clienti.
Questo caso studio dimostra come un approccio strategico al processo di gestione degli ordini sia uno strumento efficace per migliorare efficienza operativa e soddisfazione del cliente e, di conseguenza, supportare la competitività dell’azienda.
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